Satın Alma-Teknik Satın Alma: Bir Şirket İçin Ne Kadar Önemli?

Satın alma; bir malzeme ya da hizmeti yeteri kadar tedarikçiden sorgulayarak en uygun kalite maliyet ve teslim süresinde temin etmektir.

Satın alma yapılırken uygun kalitede ürünler belirlendikten sonra adil rekabet ortamı oluşturarak en iyi fiyat bulunmalı ve işlem en şeffaf haliyle şüpheye yer bırakmadan tamamlanmalıdır. Şirketlerde sorumluluğu en fazla olan bölümlerden biridir satınalma. Çünkü dünyada başkasının parasını harcamak kadar zor bir iş yoktur. Ulaşılmamış bir yerde uygun kalitede bir ürünün daha uygun fiyata bulunma ihtimali her zaman vardır. Bu sebeple yeteri kadar araştırma yapıldığından emin olmadan satınalma tamamlanmamalı ve her çalışma mutlaka kayıt altına alınmadır. Satınalma sorumlusu kalite maliyet dengesini çok iyi kurmalı, bunu yaparken şirketin önceliklerine dikkat etmelidir. Volkan İtfaiye için 1. öncelik kalite, 2. öncelik teslim süresi olup daha sonra fiyat gelir.

Satınalma sorumlusunun pazarlık ve ikna kabiliyeti ile pratik düşünce gücü de önem arz eder. Gerektiğinde tedarikçiyi de alternatif çözümler üretmeye yönlendirebilmeli, en uygun maliyeti yakalamalıdır. Yönetim kurulu başkanımız Sayın İsa Tecim’in sözüyle “Hiçbir malın son fiyatı yoktur.” prensibini benimsemiş olmalıdır. Her ne kadar satınalma birimi şirketin para harcayan birimi olarak görünse de en büyük kazanç kaynaklarından biridir. Bu noktada da ticarette çokça kullanılan bir sözü hatırlatmak isterim; “Mal alırken kazanılır.”

Normal şartlarda iyi bir satınalma yapılabilmesi için ürünün öncelikle doğru tanımlanmış olarak satınalma birimine gelmesi gerekir. Hatta hacimli ve kritik ürünler için şartnameler yazılmış olmalı ve istenilen tüm özellikler burada tanımlanmalıdır. Satınalma sorumlusu da bu şartnameleri tedarikçilere göndererek doğru ürünü tedarik edebilmelidir. Ancak Volkan İtfaiye gibi kapsamlı ve özel imalat yapan büyük firmalarda çok fazla ürün çeşidi alımı yapıldığından her ürüne şartname yazmak mümkün olmaz. Bu nedenle bu tür ürünlerin alımında satınalma sorumlusunun belirli bir teknik yeterlilikte olması, aldığı ürünü tanıması önemlidir. Buradan “Teknik Satınalma” terimi doğmuştur. Teknik yeterliliği olan satınalma sorumlusu ürünle ilgili detayları, teknik özellikleri tartışarak doğru ürünü seçebilir. Ayrıca alternatif ürünler bulup Ar-Ge departmanına sunabilir, daha ekonomik çözümler yaratabilir. Ürün araştırması yapılırken de tedarikçilere hızlı cevap verebilmesi teslim süresi açısından avantaj sağlar. Teknik ve fiyat olarak onaylanan bir ürün yıllık sözleşmelere bağlanarak hem fiyat değişimlerinden korunmalı hem de yıl içinde tekrar fiyat alıp değerlendirmeyle zaman kaybedilmemelidir.

Satınalma denilince akla ilk olarak bir ürün alımı gelse de bir alanı da fason satınalmadır. Fason satınalma sadece işgücü alımı olacağı gibi bitmiş ürün yada yarımamül alımı da olabilir. Özellikle büyük ölçekli firmalarda ürün çeşitliliği arttıkça üretim ve iş takibi zorlaşır. İşi zamanında ve eksiksiz teslim edebilmek için ya sürekli işçi alımına gidilmeli ya da fason kullanılmalıdır. Günümüzde fason kullanımı küçük ölçekli firmaların kalite kontrol anlayışının gelişimiyle daha mantıklı ve cazip hale gelmiştir. Bu noktada satınalma sorumlusunun teknik yeterliliğinin önemi gün yüzüne çıkmış “Teknik satınalma” tabiri daha da önem kazanmıştır.

Günümüz koşullarında teknolojinin ilerlemesi ve rekabetin artmasıyla kar marjları oldukça azalmış ticarette etkin satınalmanın önemi daha da artmıştır. Teknik satınalma yaygınlaştıkça da mühendislerin ve tecrübeli teknikerlerin satınalma biriminde istihdamı artacak ve geleceğin mesleği haline gelecektir.

Murat Uyar Hakkında

1987 yılında İzmir’de doğdu. 2009 yılında İnönü Üniversitesinde Makine Mühendisliği bölümünden mezun oldu.2012 yılında Dokuz Eylül Üniversitesi Mekatronik Mühendisliği bölümünde yüksek lisansını tamamladı. 2010 yılında girdiği Volkan İtfaiye’ de üretim ve Ar-Ge birimlerinde bölüm şefi olarak görev aldıktan sonra 2016 yılından bu yana Satınalma Müdürü olarak görev yapmaktadır.